[Fiscalité de l’autoentrepreneur] Les charges déductibles de l’autoentreprise

Les dépenses et charges de l’autoentreprise sont fiscalement déductibles du chiffre d’affaires pour la détermination du bénéfice. Elles sont comptabilisées HT et sont à déclarer chaque année lors de la déclaration annuelle d’impôt de l’autoentrepreneur (BOX 1 ondernemingen). La justification de ces charges dépend de règles comptables et légales, mais au final c’est l’entrepreneur qui en est responsable. Cet article détaille les postes de charges (aftrekposten) tels qu’ils sont structurés dans la déclaration annuelle d’impôts néerlandaise : charges d’exploitation (production, personnel, amortissements, transport, bureau et divers), charges inancières, charges exceptionnelles.

Généralités

Responsabilité de l’autoentrepreneur
L’autoentrepreneur est en définitive le le seul responsable de la décision de prendre en compte – ou non – ces dépenses ou charges par son entreprise. Cela a un impact fiscal direct puisque ces charges sont fiscalement déductibles (elle sont comptabilisées en déduction des recettes). Elles doivent donc être justifiées par l’activité de l’entreprise.

Les charges sont comptabilisées HT
Les charges déductibles sont comptabilisées HT, sauf si la TVA n’est pas récupérable (dans ce cas c’est le montant TTC qui est comptabilisé et qui est déductible).

Justificatif
L’autoentrepreneur doit pouvoir justifier une dépense et son paiement au moyen d’une facture, d’un ticket ou bon, ou d’une simple déclaration, ou d’un relevé bancaire.

Déclaration d’impôts
Les charges déductibles sont à déclarer – en synthèse par poste de charges – lors de la déclaration annuelle d’impots en BOX 1 Ondernemingen.

La structure d’imposition de l’autoentreprise

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Les postes de charges déductibles de la déclaration d’impôts

Les postes de charges déductibles (aftrekposten) de la déclaration d’impôts annuelle (BOX 1 Ondernemingen) sont ainsi structurés (il peut être utile, pour des raison d’efficacité comptable, de les de reprendre cette nomenclature pour organiser la comptabilité de l’autoentreprise) :

1. Charges d’exploitation
• (-) Achats et dépenses diverses liées à la production (Inkoopkosten, uibesteed werk en andere externe kosten)
• (-) Charges de personnel (Personeelskosten)
• (-) Charges d‘amortissement d’immobilisation (Afschrijvingen)
• (-) Waardeveranderingen
• (-) Transport et charges diverses (Overige bedrijfkosten) : transports en commun, charges liées au bureau (location, gaz, électricité, eau)
2. Charges financières
3. Charges exceptionnelles

1.1. Achats et dépenses diverses de production (Inkoopkosten, uibesteed werk en andere externe kosten)

– Achats divers (biens et services) en lien avec la production de l’autoentreprise
– Sous-traitance
– Frais de restauration ou boissons : à utiliser que si la dépense est directement liée à la nécessité de l’entreprise (déjeuner avec un client par exemple). La BTW n’est pas récupérable.

1.2. Charges de personnel (Personeelskosten)

Charges de personnels qui offrent des services à l’autoentreprise, tels qu’avocat, comptable, conseiller fiscal.

1.3. Charges d‘amortissement d’immobilisation (Afschrijvingen)

Un outil ou un matériel dont la valeur d’achat dépasse 450 EUR HT doit être considéré comme un bien amortissable sur plusieurs années. La BTW est directement déductible (facture d’achat). Ce montant de l’achat ne peut pas faire l’objet d’une charges déductible à 100% sur l’année en cours, mais des charges d’amortissement déductibles annuelles seront comptabilisées sur plusieurs années conformément au plan d’amortissement qui sera établi pour ce bien.
Exemple : un ordinateur de valeur 900 EUR HT acheté le 1er juillet de l’année n fera l’objet d’un plan d’amortissement linéaire sur 3 ans avec les charges d’amortissements suivantes :
Année n (juillet – décembre) – 150 EUR
Année n+1 – 300 EUR
Année n+2 – 300
Année n+3 (janvier – juin) – 150 EUR

1.4. Charges de diminution de valeur d’un élément d’actif (Waardeveranderingen)

Si l’autoentrepreneur a, par exemple, un stock de produits ou de marchandises dont il constate une diminution de la valeur en fin d’année, il peut comptabiliser une charge de dépréciation d’un élément d’actif du bilan. Cette charge est déductible. Cela concerne tous les éléments de l’actif du bilan de l’autoentreprise, comme les stocks, les immobilisations, les titres, les créances, etc.

1.5. Transport et charges diverses (Overige bedrijfkosten) : frais de transport, charges liées au bureau (location, gaz, électricité, eau)

Frais de transport
– Frais de transports en commun (bus, tram, métro, train, avion, etc.) et taxis ou Uber
Ce sont des charges déductibles pour lesquelles la TVA est déductible au taux réduit (faire soi-même le calcul si il n’apparait pas sur les justificatifs).
– Utilisation d’un vélo ou de la voiture ou moto privée (0,19 EUR / km) : les trajets effectués peuvent être comptabilisées en charges de transport déductibles à hauteur de 0.19 EUR par km (aucune autre charge n’est acceptée pour la voiture, comme par exemple l’assurance ou le parking, tout est inclus dans ce forfait par km). On peut utiliser tableur Excel afin d’enregistrer ces déplacements tout au long de l’année (date, justification, km, montant de la charge déductible). La BTW sur les factures d’entretien d’utilisation du véhicule est déductible au prorata de l’usage autoentreprise/privé (on peut utiliser un tableur pour faire ce calcul).
– Utilisation d’une voiture de l’autoentreprise : toutes les charges sont déductibles. L’utilisation à titre privé de ce véhicule doit être comptabilisée au prorata privé/autoentreprise (diminution d’autant des charges déductibles).

Abonnements téléphone et internet
Charges et TVA déductible au prorata de l’utilisation autoentreprise/privé.

Utilisation d’une partie de son habitation pour son autoentreprise
Il est possible de le faire sous certaines conditions, principalement si cet espace est utilisé pour au moins 90% du temps pour l’autoentreprise. Dans ce cas, on doit estimer le pourcentage de l’espace occupé par rapport à l’habitation (par exemple 25% si l’espace professionnel correspond à 25% de la surface d’habitation privée). Dans ce cas, on peut comptabiliser l’ensemble des charges de l’espace (VVE, abonnements d’énergies, assurances, internet, etc.) au prorara des charges constatées (charges et TVA déductibles) ; on pourra faire ce calcul de répartition (professionnel/privé) avec un tableau Excel.
Attention ! Dans le cas où l’autoentrepreneur est propriétaire de son habitation et qu’il la vent, les impôts néerlandais pourrait considérer 25 % de la plus-value de cette vente comme un revenu de l’autreprise et l’ajouter aux autres revenus annuels en BOX 1.

2. Les charges financières

Charges de gestion de comptes bancaires, de moyens de paiements, de financements, d’intérêts d’emprunts.

3. Les charges exceptionnelles

Toutes les charges imprévues ou qui n’ont pas vocation à être récurrentes sur plusieurs exercices comptables. Par exemple des amendes ou surcouts exceptionnels, des projets spécifiques.