Pour obtenir l’acte de naissance tant désiré de votre entreprise, il vous faudra décoder et remplir le formulaire d’enregistrement de la KvK. Il contient les informations essentielles à bien préparer car elles seront rendues publiques et circuleront dans l’administration.
Cependant, il est simple et rapide de s’enregistrer à la Chambre de Commerce néerlandaise (KvK) en prenant un rendez-vous avec un conseiller.
L’enregistrement a pour objet de déclarer officiellement votre activité auprès de l’administration néerlandaise et de pouvoir ensuite engager les autres démarches : ouverture d’un compte bancaire, publication du numéro de KvK et de TVA (BTW) sur les documents et dans la communication vers vos clients ou fournisseurs.
Comment cela se déroule-t-il en pratique ?
1. Comment préparer l’enregistrement ?
La KvK est la seule et unique instance qui a le droit de vous inscrire sur le registre du commerce. Elle exerce un rôle de conseil auprès des entrepreneurs et répond en anglais alors n’hésitez pas !
Vous pouvez facilement joindre un conseiller de la KvK par téléphone (numéro gratuit : 0885851585), par mail, par chat de 8h30 à 17h00 ou même par tweet. Son site comporte de nombreux conseils et dossiers pour orienter les entrepreneurs.
D’ailleurs êtes-vous un entrepreneur ?
Pour orienter les solo-entrepreneurs aux Pays-Bas, la Chambre de Commerce fixe trois critères et quatre indicateurs pour établir si vous devez enregistrer votre activité et que vous qualifiez au statut d’entrepreneur :
- La délivrance des biens ou des services,
- L’obtention d’une compensation plus que symbolique (ce n’est pas un hobby ou du bénévolat),
- La contribution à l’activité économique et donc son poids sur le marché
Les quatre indicateurs sont l’absence de lien de subordination de la personne responsable, la liberté dans l’exécution de vos tâches, qu’elles soient récurrentes ou non, l’embauche ou non de personnel et enfin que vous n’ayez pas qu’un seul client. Ceux-ci avec des exemples en néerlandais sont consultables en ligne.
D’autres critères sont pris en compte par les impôts pour vous permettre d’obtenir des avantages fiscaux supplémentaires en tant que starters ou d’indépendant, comme le nombre d’heures travaillées / an.
Quelle est la meilleure date pour enregistrer son activité ?
Certains avantages fiscaux sont conditionnés à des résultats sur une année calendaire entière (nombre d’heures minimum travaillées pour bénéficier de réductions forfaitaires d’impôts) ou sur les 5 premières années d’exercices. Dans ce cas, il peut être opportun de s’inscrire en début d’année plutôt qu’en fin d’année. Pour avoir plus de chances d’en bénéficier, il vaut mieux s’enregistrer en début d’année.
Pensez également à éviter la fin de trimestre (mars, juin, septembre, décembre) – qui est en général le terme de beaucoup de ZZPers, pour ne pas être pris de court par la déclaration de TVA trimestrielle, sauf bien sur si vous avez à facturer de façon urgente des clients ou êtes sujet à une l’exemption de TVA.
Le formulaire qui ouvre les portes de l’enregistrement sur le registre
Il est fortement recommandé de procéder à un pré-enregistrement en ligne sur le site de la KvK, selon la forme juridique choisie.
Il est fortement conseillé de le faire via votre DigiD, que vous obtiendrez en qqs jours, pour procéder à l’enregistrement en ligne. Cela vous permettra d’y accéder et de modifier les données du formulaire, autant de fois que vous le voulez.
Vous recevrez un lien hypertexte dans un email qui vous permettra d’y accéder jusqu’au jour même de l’enregistrement. Si vous optez pour un enregistrement sans utiliser votre DigiD, vous ne pourrez plus modifier vos données après validation, ce qui est gênant.
Comme vous serez amené à fournir de nombreuses données, ce fichier check-list a pour but de les regrouper et de vous guider parmi les plus sensibles lors de l’enregistrement d’une entreprise unipersonnelle aux Pays-Bas (eenmanszaak) auprès de la KvK et de l’administration des impôts.
Il vous permet aussi d’attirer votre attention sur certains critères qui ont des impacts réels en termes de fiscalité et de votre statut salarial / social et vise à faciliter l’acceptation de l’enregistrement de votre entreprise, dont la décision ultime revient à la KvK.
Voici quelques champs qui sont détaillés dans le fichier check-list:
- Le nom de l’entreprise, de ses marques
- Les activités, services et produits
- L’adresse
- Le nom de domaine du site internet
- Le personnel
- Le nombre de clients
- Les prévisions financières
- Le nombre d’heures travaillées
En résumé, la bonne préparation de l’enregistrement vous permet de vous poser les bonnes questions pratiques avant de vous lancer et de réussir si elle est bien faite. Elle permet aussi de savoir si votre projet est suffisamment mature pour passer à la phase d’enregistrement.
2. Comment se passe l’enregistrement ?
Il est obligatoire d’inscrire votre entreprise individuelle au plus tard une semaine après le début de ses activités.
La prise de RV avec un conseiller de la KvK
Il faut aller sur le site internet de la KvK (www.KvK.nl) et remplir un formulaire en sélectionnant « S’inscrire et modifier » (Inschrijven en wijzigen) via votre DigiD.
Il est possible de s’enregistrer dans n’importe quel bureau de la KvK aux Pays-Bas, cependant pour des raisons évidentes de proximité, il est recommandé de choisir le bureau le plus proche de votre lieu d’activité ou de domicile.
Astuce : Si vous êtes pressé, vous pouvez appeler la KvK et bloquer un premier créneau pour votre RV auprès de la KvK locale dont vous dépendez avant d’avoir complété et finalisé le formulaire d’enregistrement en ligne. Il n’est plus possible de prendre un RV en ligne si vous n’avez pas commencé votre enregistrement en ligne.
Il est aussi à noter que la KvK ouvre chaque matin quelques créneaux supplémentaires pour les jours suivants.
Le rendez-vous peut être annulés ou reportés autant de fois que vous le souhaitez, pour autant qu’il y ait de la place de libre.
Attention : en début d’année calendaire, certains bureaux comme celui d’Amsterdam accusent 15 jours d’attente avant d’obtenir un RV.
Le formulaire en ligne s’il a bien été remploi via le DigiD, peut aussi être modifié autant de fois que nécessaire.
Le jour J de l’enregistrement sur place, vous pouvez aussi demander au consultant de la KvK de faire d’ultimes changements.
Les ultimes recommandations
Encore et encore, vérifiez bien la non utilisation ou proximité de votre nom de société dans les registres de la KvK mais aussi systématiquement auprès d’autres plateformes: internet, nom de marque, domaine web et réseaux sociaux que vous souhaitez utiliser.
Optez pour la déclaration conjointe auprès des impôts et ayez vos chiffres prévisionnels en main.
Assurez-vous que votre adresse personnelle est bien à jour dans le registre des habitants, sinon faites impérativement le nécessaire auprès de la mairie dont vous dépendez avant votre rendez-vous.
Le Jour J, surtout, soyez bien à l’heure, sinon vous perdrez votre tour.
Le déroulé de l’entretien
Vous avez besoin d’un papier d’identité pour vous identifier et d’une carte bancaire pour régler les frais d’inscription au registre.
Le conseiller va relire le formulaire avec vous et éventuellement vous posez d’autres questions ou vérifier l’objet de votre activité.
Demandez un extrait officiel papier de votre enregistrement (15 euros en 2020), qui s’ajoutera au coût de 50 euros d’inscription au registre KvK pour une entreprise individuelle.
Vous recevrez séparément votre numéro d’identification à la TVA de la part des impôts, ce qui peut prendre jusqu’à 15jours en début d’année calendaire.
Votre enregistrement à la KvK est terminé, félicitations !
Le conseiller vous remet votre dossier d’inscription avec des informations utiles telles que www.ondernemersplein.nl (la plateforme d’informations et de services pour les entrepreneurs) et vos données d’enregistrement :
- un numéro d’inscription à la KvK (KvK-nummer) qui vous servira pour communiquer publiquement votre activité auprès de vos relations d’affaires.
- L’extrait papier du registre si vous l’avez demandé
- un code d’activité économique (SBI-code ** «Standaard Bedrijfsindeling» ou «Standard Business Indicator», remplaçant le précèdent « BIK »). L’attribution de ce code d’activité pourra impacter éventuellement votre taux de TVA et de certains prélèvements ou rattachements sociaux.
Depuis 2020, vos numéros de TVA (OB BTW-nummer et VATIN) qui vous serviront pour la déclaration trimestrielle de TVA auprès des impôts (Belastingdienst – OB) ou auprès de vos fournisseurs et clients (VATIN), vous seront envoyés séparement par lettre écrite des impôts afin que vous puissiez vous en servir officiellement.
3. Comment modifier ou cesser son activité ?
La KvK vous permet de faire simplement les formalités en ligne via votre DigiD via https://www.kvk.nl/inschrijven-en-wijzigen/inschrijven-onderneming-eenmanszaak/.
- Modifications
Après cette étape, vous choisissez « wijzigen » et remplissez un formulaire en ligne.
Selon la nature des modifications, il y a deux routes.
- Soit elles sont directement prises en compte et c’est fini après une signature électronique certifiée.
- Soit il faut imprimer le formulaire et l’envoyer avec une copie A4 d’un justificatif du représentant de l’entreprise (avec photo masquée), et éventuellement les justificatifs demandés (par exemple un bail de location de bureaux).
Et ensuite envoyer le tout par la poste auprès de la KvK ou votre entreprise est enregistrée (adresse postale à consulter sur le site de la KvK).
En 2020, il s’agissait pour une entreprise de forme « eenmanszaak », à l’équivalent papier du formulaire numéro 14, disponible en ligne et ce sans accès personnel au site de la KvK. Cependant, il est préférable de passer par le site sécurisé de la KvK via votre Digid, par souci de rapidité et d’efficacité.
- Quant à la clôture « uitschrijven », elle est également simple, et utilise le même type de route (ou de formulaire).
Il faudra aussi vérifier auprès des impôts que vous êtes en ordre (que vous avez payé vos impôts) et que vous l’avez informé de votre cessation d’activité.
Pour conclure
L’enregistrement à la KvK, qui apparait comme une simple formalité, vous apporte en fait, les opportunités et les risques de l’entrepreneuriat.
L’enregistrement n’est qu’une première étape. Désormais les choses sérieuses commencent : trouver vos clients, développer votre activité tout en gérant les opérations et l’administratif.
N’hésitez pas à réévaluer régulièrement votre positionnement, vos besoins, vos risques, et vos ressources pour que cet enregistrement se transforme en réussite commerciale.
Pour plus d’information …
Natacha VILLEDIEU-SILVESTRE
Accompagnement des entrepreneurs dans un contexte international. Natacha exerce en freelance et est consultante en entreprise pour une célèbre société de ressources humaines néerlandaise.
Tél. +31 641112160
Email: natacha@optirisksolutions.nl
www.optirisksolutions.nl
Cet article fait partie de la fiche « La création d’activité » du « Guide du solo-entrepreneur francophone aux Pays-Bas »
Notes :
(*) : Le mot «eenmanszaak » signifie littéralement « entreprise d’une personne » et correspondrait à l’entreprise unipersonnelle en France.
(**) L’attribution du code SBI s’appuie sur une classification hiérarchique, qui divise les entreprises en fonction de leur activité économique principale.
Les quatre premiers chiffres correspondent à la codification de la Communauté européenne NACE (Nomenclature statistique des Activités économiques) et le cinquième chiffre est une variante néerlandaise. Ce système de classification des activités économiques recense 615 codes à quatre positions.
Exemple de codes SBI : 702 Management consultancy activities, 7021 Public relations and communication activities ou 7022 Business and other management consultancy activities.
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