Une fois que votre projet est clair, il est simple et rapide de s’enregistrer à la Chambre de Commerce néerlandaise (KvK ) en prenant un rendez-vous avec un conseiller.

L’enregistrement a pour objet de déclarer officiellement votre activité auprès de l’administration néerlandaise et de pouvoir ensuite engager les autres démarches : ouverture d’un compte bancaire, publication du numéro de KvK et de TVA (BTW) sur les documents et dans la communication vers vos clients ou fournisseurs.

Et comment se déroule-t-il en pratique ?

Il est obligatoire d’inscrire votre entreprise individuelle au plus tard une semaine après le début de ses activités.

Si vous avez des questions, vous pouvez facilement joindre un conseiller de la KvK à ce numéro : 0885851585, par mail, par chat de 8h30 à 17h00 ou même par tweet.

Il est obligatoire d’inscrire votre entreprise individuelle au plus tard une semaine après le début de ses activités.

La prise de RV avec un conseiller de la KvK

Il faut aller sur le site internet de la KvK (www.KvK.nl) et remplir un formulaire en sélectionnant « S’inscrire et modifier » (Inschrijven en wijzigen) via votre DigiD.

Il est possible de s’enregistrer dans n’importe quel bureau de la KvK aux Pays-Bas, cependant pour des raisons évidentes de proximité, il est recommandé de choisir le bureau le plus proche de votre lieu d’activité ou de domicile.

Astuce : Si vous êtes pressés, vous pouvez appeler la KvK et bloquer un premier créneau pour votre RV auprès de la KvK locale dont vous dépendez avant d’avoir complété et finalisé le formulaire d’enregistrement en ligne. Il n’est plus possible de prendre un RV en ligne si vous n’avez pas commencé votre enregistrement en ligne.

Il est aussi à noter que la KvK ouvre chaque matin quelques créneaux supplémentaires pour les jours suivants.

Le rendez-vous peut être annulés ou reportés autant de fois que vous le souhaitez, pour autant qu’il y ait de la place de libre.

Attention : en début d’année calendaire, certains bureaux comme celui d’Amsterdam accusent 15 jours d’attente avant d’obtenir un RV.

Le formulaire en ligne s’il a bien été remploi via le DigiD, peut aussi être modifié autant de fois que nécessaire.

Le jour J de l’enregistrement sur place, vous pouvez aussi demander au consultant de la KvK de faire d’ultimes changements.

Les ultimes recommandations

Vérifiez bien la non utilisation ou proximité de votre nom de société dans les registres de la KvK mais aussi systématiquement auprès d’autres plateformes : internet, nom de marque, domaine web et réseaux sociaux que vous souhaitez utiliser.

Optez pour la déclaration conjointe auprès des impôts et ayez vos chiffres prévisionnels en main.

Assurez-vous que votre adresse personnelle est bien à jour dans le registre des habitants, sinon faites impérativement le nécessaire auprès de la mairie dont vous dépendez avant votre rendez-vous.

Le Jour J, surtout, soyez bien à l’heure, sinon vous perdrez votre tour.

 

Déroulé de l’entretien

Vous avez besoin d’un papier d’identité pour vous identifier et d’une carte bancaire pour régler les frais d’inscription au registre.

Le conseiller va relire le formulaire avec vous et éventuellement vous posez d’autres questions ou vérifier l’objet de votre activité.

Demandez un extrait officiel papier de votre enregistrement (15 euros en 2020), qui s’ajoutera au coût de 50 euros d’inscription au registre KvK pour une entreprise individuelle.

Vous recevrez séparément votre numéro d’identification à la TVA de la part des impôts, ce qui peut prendre jusqu’à 15 jours en début d’année calendaire.

 

Votre enregistrement à la KvK est terminé

Le conseiller vous remet votre dossier d’inscription avec des informations utiles telles que www.ondernemersplein.nl (la plateforme d’informations et de services pour les entrepreneurs) et vos données d’enregistrement :

  • un numéro d’inscription à la KvK (KvK-nummer) qui vous servira pour communiquer publiquement votre activité auprès de vos relations d’affaires.
  • L’extrait papier du registre si vous l’avez demandé
  • un code d’activité économique (SBI-code ** «Standaard Bedrijfsindeling» ou «Standard Business Indicator», remplaçant le précèdent « BIK »). L’attribution de ce code d’activité pourra impacter éventuellement votre taux de TVA et de certains prélèvements ou rattachements sociaux.

Depuis 2020, vos numéros de TVA  (OB BTW-nummer et VATIN) qui vous serviront pour la déclaration trimestrielle de TVA auprès des impôts (Belastingdienst – OB) ou auprès de vos fournisseurs et clients (VATIN), vous seront envoyés séparement par lettre écrite des impôts afin que vous puissiez vous en servir officiellement.

 

Pour conclure

Ce qui semble une simple formalité, vous apporte toutes les opportunités et les risques de l’entrepreneuriat.

L’enregistrement n’est qu’une première étape, désormais les choses sérieuses commencent :  trouver vos clients, développer votre activité tout en gérant les opérations et l’administratif.

N’hésitez pas à réévaluer régulièrement vos risques, vos besoins et vos ressources pour que cet enregistrement réussi se transforme en réussite commerciale.

 

Pour plus d’information …
Natacha VILLEDIEU-SILVESTRE
Accompagnement des entrepreneurs dans un contexte international. Natacha exerce en freelance et est consultante en entreprise pour une célèbre société de ressources humaines néerlandaise.
Tél. +31 641112160
Email: natacha@optirisksolutions.nl
www.optirisksolutions.nl

Cet article fait partie de la fiche « La création d’activité » du « Guide du solo-entrepreneur francophone aux Pays-Bas »

 

Note : (*) L’attribution du code SBI s’appuie sur une classification hiérarchique, qui divise les entreprises en fonction de leur activité économique principale.

Les quatre premiers chiffres correspondent à la codification de la Communauté européenne NACE (Nomenclature statistique des Activités économiques) et le cinquième chiffre est une variante néerlandaise. Ce système de classification des activités économiques recense 615 codes à quatre positions.

Exemple de codes SBI : 702 Management consultancy activities, 7021 Public relations and communication activities ou 7022 Business and other management consultancy activities.